Zapytanie ofertowe FRL/2/W2WA/OWES/2018

02 marzec 2018


FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY

ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin

tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10

www.fundacja.lublin.pl; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl

REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855

Lublin, dnia 2 marca 2018 roku

L.dz. FRL/101/18

Znak sprawy: FRL/2/W2WA/OWES/2018

Zapytanie ofertowe

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wybór wykonawcy usług polegających na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na warsztaty podczas 2-dniowych wyjazdowych warsztatów animacyjnych w PES/PS i partnerstwach w szczególności trójsektorowych dla 16 osób w Bielsku-Białej w podziale na części:

  • Cześć I – Zakwaterowanie

  • Cześć II – Wyżywienie

  • Cześć III – Wynajem sali warsztatowej

    I. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy usług polegających na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na warsztaty podczas 2-dniowych wyjazdowych warsztatów animacyjnych w PES/PS i partnerstwach w szczególności trójsektorowych dla 16 osób w Bielsku-Białej i okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej), w ramach w projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, w podziale na części:

  • Cześć I – Zakwaterowanie

  • Cześć II – Wyżywienie

  • Cześć III – Wynajem sali warsztatowej

Część I –Zakwaterowanie:

Wymagania:

  1. Hotel o standardzie minimum trzy gwiazdkowy lub pensjonat/ośrodek/zajazd o standardzie odpowiadającym minimum trzygwiazdkowej kategorii,

  1. cztery pokoje 1 osobowe i sześć pokoi 2 osobowych, każdy pokój wyposażony w kabinę prysznicową, jednoosobowe łóżka, pościel, koce, ręczniki, szafy ubraniowe, stolik, krzesła, tv, dostęp do internetu lub wi-fi.

  1. podczas wizyt wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w tym samym obiekcie,

  2. miejsce zakwaterowani musi spełniać kryterium dostępności dla osób niepełnosprawnych,

  1. śniadanie (standardowy szwedzki stół): np. sałatki, jajecznica, parówki, pieczywo, masło, sery, wędliny, warzywa, płatki śniadaniowe, mleko, jogurty, napoje (herbata, kawa, mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana).

  2. Obiekt powinien znajdować się w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).

Część II –Wyżywienie:

Wymagania:

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia (2 obiady i kolacja) dla każdego uczestnika projektu podczas warsztatów animacyjnych:

  1. Przerwa kawowa – całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasta pieczone, owoce, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, mleko.

  2. Wyżywienie:

  1. obiad: zupa, drugie danie (ziemniaki/ryż/kasza, mięso/ryba, zestaw surówek) i deser (np. sernik, szarlotka, wuzetka) oraz napoje (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, cukier, śmietanka, cytryna).

  2. kolacja (standardowy szwedzki stół), w tym 1 danie na ciepło, przystawki, sałatki, pieczywo, masło, wędliny, sery, warzywa, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana).

  3. w przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestników faktu bycia wegetarianinem, należy zapewnić odpowiednie menu wegetariańskie. Każdorazowo Zamawiający zgłosi Wykonawcy liczbę posiłków wegetariańskich.

  4. Wykonawca uwzględni specjalne wymagania do diety (np.: bez glutenu, laktozy, dieta dla diabetyków itp.) przez Zamawiającego w przypadku szczególnego zapotrzebowania zgłoszonego przez uczestników warsztatów.

  5. zapotrzebowanie będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 2 dni przed warsztatami.

  6. w ciepłe wieczory kolacja może być podawana na dworze w formie grilla – decyzję podejmuje grupa rano, pierwszego dnia warsztatów.

Część III –Wynajem sali na warsztaty

Wymagania:

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali na warsztaty w wymiarze 16 godzin (2 dni x 8 godzin) dla 16 osobowej grupy podczas każdego dnia wizyty:

Wymagania jakie powinna spełniać sala na warsztaty:

  1. Sala powinna być przystosowana do prowadzenia zajęć dla 16 osób jednorazowo wyposażona w ławki lub stoliki umożliwiające notowanie, krzesła.

  2. Sala musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniu, w którym będą prowadzone zajęcia. Standard – czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, wentylacja i ogrzewanie musi zapewnić odpowiednią temperaturę stosownie do pory roku.

  3. Sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.

  4. Sala powinna mieć łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz).

  5. Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w zajęciach).

  6. Sala powinna być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w zajęciach będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagające takiego ułatwienia.

  7. Sala powinna posiadać bezpłatny dostęp do toalety dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych.

  8. Dostępność sali na 30 minut przed i po warsztatach w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu i materiałów szkoleniowych przez trenera.

  9. Wyposażenie sali w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie warsztatów:

  1. laptop,

  2. projektor multimedialny,

  3. dostęp do internetu,

  4. ekran lub biała (bardzo jasna) ściana,

  5. flipchart i flamastry (uzupełniane w razie potrzeby).

  1. Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów ze sprzętem.
  2. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w sali plakatu, programu warsztatów, itp.

  3. W przypadku nie możliwości korzystania z wybranej sali z przyczyn losowych Wykonawca powinien zapewnić w razie konieczności salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia.

  4. Sala powinna znajdować się w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).

Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania zajęć uczestnikom projektu  w  tym  osobom  niepełnosprawnym jeśli w zajęciach będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.

Wymagania dodatkowe (punktowane) związane z wynajmem sali na warsztaty:

  1. Zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy warsztatów będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych.
  2. Zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików.
  3. Zapewnienie dostęp do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala.
  4. Zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej.

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób i/lub miejsca realizacji usług w zależności od wyników przebiegu procesu rekrutacji uczestników do projektu.

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.

Miejsce realizacji zamówienia:

  1. Warsztaty przeprowadzane będą w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).

III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)

55100000-1 Usługi hotelarskie

55320000-9 Usługi podawania posiłków

70220000-9 Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

IV. Termin wykonania zamówienia:

Warsztaty przeprowadzane będą od 19-31 marca 2018 r.

Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego (zmiany harmonogramu mogą być dokonywane wyłącznie przez Zamawiającego).

Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu warsztatów, miejsca jego realizacji oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.

V. Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:

  1. Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
  2. Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
  3. Posiadający min. 2 letnie doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
  4. Dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
  5. Nie są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 4). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.

VI. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:

  1. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
  2. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi do Wykonawcy z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
  3. Odrzucenie oferty:

Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:

  • jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,

  • gdy Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

  • zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

  • została złożona po upływie wyznaczonego terminu,

  • jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

  • formularz oferty i wymagane załączniki zostały podpisane przez osobę/osoby nieuprawnione,

  • zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi,

  • Wykonawca nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie.

Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego.

  1. Badanie oferty:

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.

VII. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:

Część I – Zakwaterowanie

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

  1. Cena – 80%  (80 pkt.)

  2. Doświadczenie – 20% (20 pkt.)

Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 80 pkt.

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Ad. 2 W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 0 do 20 za liczbę przeprowadzonych usług w zakresie zakwaterowania, dla grup zorganizowanych liczących minimum 10 osób w okresie ostatnich 3 lat od daty ukazania się niniejszego zapytania ofertowego, w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia i z przedmiotem złożonej oferty. Punkty liczone będą zgodnie z danymi przedstawionymi w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego według następującej punktacji:

  • realizacja 3 usług – 0 pkt.

  • realizacja 4-5 usług – 5 pkt.

  • realizacja 6-7 usług – 10 pkt.

  • realizacja 8-9 usług – 15 pkt.

  • realizacja powyżej 10 usług – 20 pkt.

Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów potwierdzających ilość zrealizowanych usług wymienionych w Załączniku nr 2 (np. kopii referencji lub umów, rachunków itp.) potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów

Część II – Wyżywienie

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

  1. Cena – 80% (80 pkt.)

  2. Klauzule społeczne – 20% (20 pkt.)

Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 80 pkt.

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Ad. 2 . Kryterium „Klauzule społeczne” przyznane będą punkty w następujący sposób:

– oferta, które spełnia kryterium otrzyma 20 pkt.

– oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma 0 pkt.

Ocena w zakresie kryterium „klauzule społeczne” dokonana zostanie na podstawie deklaracji złożonej przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego.

Deklaracja obejmuje oświadczenie, że do realizacji zamówienia i na czas jego trwania (zgodnie z zawartą umową) Wykonawca zapewni, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba bezrobotna (w wymiarze min. ½ etatu) w rozumieniu ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2016.645 tekst jednolity). Zamawiający określa, że wskazana wyżej osoba (skierowana przez właściwy urząd pracy) powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty podpisania umowy na realizację zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres jej trwania.

W celu weryfikacji spełnienia klauzuli społecznej zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia kopii skierowania osoby bezrobotnej przez urząd pracy oraz umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków potwierdzoną za zgodność z oryginałem w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy.

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów

Część III – Wynajem sali na warsztaty

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

  1. Cena – 80%  (80 pkt.)

  2. Wymagania dodatkowe – 20% (20 pkt.)

Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 80 pkt.

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Ad. 2 W ramach kryterium „ dodatkowe wymagania” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 4 do 20 za spełnienie dodatkowych wymagań w następujący sposób:

  • zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy warsztatów będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych – 5 pkt.
  • zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików – 5 pkt.
  • zapewnienie dostęp do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala – 5 pkt.
  • zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej – 5 pkt.

Ocena w zakresie kryterium „dodatkowe wymagania” dokonana zostanie na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 6 do zapytania ofertowego.

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.

VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

  1. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.

  2. Do oferty należy dołączyć:

  1. wykaz – opis doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat stanowiący Załącznik nr 2,

  2. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 3,

  3. oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 4,

  4. oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu klauzul społecznych stanowiące Załącznik nr 5,

  5. oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu dodatkowych wymagań stanowiące Załącznik nr 6,

  6. kopie dokumentów poświadczających posiadane doświadczenie oraz ewentualnie rekomendacje i referencje potwierdzone za zgodność z oryginałem i opatrzone podpisem Wykonawcy.

  1. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.

  2. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

  3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

  4. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.

  5. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.

  6. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

  7. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.

  8. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

IX. Forma, miejsce i termin składania ofert:

Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 12 marca 2018 r. do godziny 12.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/2/W2WA/OWES/2018”.

W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.

X. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.

XI. Osoby do kontaktów:

Marian Gil – Animator

tel.: 84 627 11 81 lub 84 627 11 91

e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl

Sylwia Parafiniuk – Specjalista ds. informacji, promocji i szkoleń

tel.: 84 627 18 32, 84 627 11 91

e-mail: s.parafiniuk@fundacja.lublin.pl

XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty

  1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.

  2. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie wybranych Oferentów do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający uzna, iż odmówił on podpisania umowy i wówczas może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.

  3. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z Wykonawcami.

  4. Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

  5. W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.

  6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Poczty Polskiej lub przesyłki kurierskiej lub telefonicznie.

XIII. Warunki zmiany umowy:

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający unieważnieni postępowanie, jeżeli w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.

  2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą w następstwie niniejszego postępowania, w przypadku wystąpienia stosownych przesłanek wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

  3. Zamawiający informuje, iż w umowie będą zapisy:

  1. przewidujące karę umowną w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku nie wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy w sposób zgodny z innymi postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności

  2. zastrzegające Zamawiającemu możliwość potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy,

  3. zastrzegające Zamawiającemu możliwość dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych,

  4. zastrzegające wypłatę pełnego wynagrodzenia Wykonawcy tylko w przypadku należytego zrealizowania obowiązków określonych w opisie przedmiotu zamówienia i zawartych w umowie na wykonanie usługi,

  5. zastrzegające prawo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku realizowania usługi niezgodnie ze Standardami OWES lub harmonogramem z winy Wykonawcy.

  1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy z powodu:
  • zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,

  • zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego,

  • zmiany harmonogramu realizacji projektu wpływająca na harmonogram wykonania usługi objętej niniejszym zamówieniem,

  • zmiany harmonogramu realizacji projektu wynikająca ze zmiany w zakresie finansowania projektu (zmiany harmonogramu płatności).

  1. Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy.
  2. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

XIV. Wykaz załączników:

  1. Formularz oferty Wykonawcy – Załącznik nr 1

  2. Wykaz – opis doświadczenia – Załącznik nr 2

  3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 3

  4. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – Załącznik nr 4

  5. Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu klauzul społecznych – Załącznik nr 5

  6. Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu dodatkowych wymagań – Załącznik nr 6

  7. Zapytanie ofertowe FRL_2_W2WA_OWES_2018