FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl [2]
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
Lublin, dnia 2 marca 2018 roku
L.dz. FRL/101/18
Znak sprawy: FRL/2/W2WA/OWES/2018
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wybór wykonawcy usług polegających na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na warsztaty podczas 2-dniowych wyjazdowych warsztatów animacyjnych w PES/PS i partnerstwach w szczególności trójsektorowych dla 16 osób w Bielsku-Białej w podziale na części:
-
Cześć I – Zakwaterowanie
-
Cześć II – Wyżywienie
-
Cześć III – Wynajem sali warsztatowej
I. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy usług polegających na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na warsztaty podczas 2-dniowych wyjazdowych warsztatów animacyjnych w PES/PS i partnerstwach w szczególności trójsektorowych dla 16 osób w Bielsku-Białej i okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej), w ramach w projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, w podziale na części:
-
Cześć I – Zakwaterowanie
-
Cześć II – Wyżywienie
-
Cześć III – Wynajem sali warsztatowej
Część I –Zakwaterowanie:
Wymagania:
-
Hotel o standardzie minimum trzy gwiazdkowy lub pensjonat/ośrodek/zajazd o standardzie odpowiadającym minimum trzygwiazdkowej kategorii,
-
cztery pokoje 1 osobowe i sześć pokoi 2 osobowych, każdy pokój wyposażony w kabinę prysznicową, jednoosobowe łóżka, pościel, koce, ręczniki, szafy ubraniowe, stolik, krzesła, tv, dostęp do internetu lub wi-fi.
-
podczas wizyt wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w tym samym obiekcie,
-
miejsce zakwaterowani musi spełniać kryterium dostępności dla osób niepełnosprawnych,
-
śniadanie (standardowy szwedzki stół): np. sałatki, jajecznica, parówki, pieczywo, masło, sery, wędliny, warzywa, płatki śniadaniowe, mleko, jogurty, napoje (herbata, kawa, mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana).
-
Obiekt powinien znajdować się w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).
Część II –Wyżywienie:
Wymagania:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia (2 obiady i kolacja) dla każdego uczestnika projektu podczas warsztatów animacyjnych:
-
Przerwa kawowa – całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasta pieczone, owoce, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, mleko.
-
Wyżywienie:
-
obiad: zupa, drugie danie (ziemniaki/ryż/kasza, mięso/ryba, zestaw surówek) i deser (np. sernik, szarlotka, wuzetka) oraz napoje (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, cukier, śmietanka, cytryna).
-
kolacja (standardowy szwedzki stół), w tym 1 danie na ciepło, przystawki, sałatki, pieczywo, masło, wędliny, sery, warzywa, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana).
-
w przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestników faktu bycia wegetarianinem, należy zapewnić odpowiednie menu wegetariańskie. Każdorazowo Zamawiający zgłosi Wykonawcy liczbę posiłków wegetariańskich.
-
Wykonawca uwzględni specjalne wymagania do diety (np.: bez glutenu, laktozy, dieta dla diabetyków itp.) przez Zamawiającego w przypadku szczególnego zapotrzebowania zgłoszonego przez uczestników warsztatów.
-
zapotrzebowanie będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 2 dni przed warsztatami.
-
w ciepłe wieczory kolacja może być podawana na dworze w formie grilla – decyzję podejmuje grupa rano, pierwszego dnia warsztatów.
Część III –Wynajem sali na warsztaty
Wymagania:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali na warsztaty w wymiarze 16 godzin (2 dni x 8 godzin) dla 16 osobowej grupy podczas każdego dnia wizyty:
Wymagania jakie powinna spełniać sala na warsztaty:
-
Sala powinna być przystosowana do prowadzenia zajęć dla 16 osób jednorazowo wyposażona w ławki lub stoliki umożliwiające notowanie, krzesła.
-
Sala musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniu, w którym będą prowadzone zajęcia. Standard – czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, wentylacja i ogrzewanie musi zapewnić odpowiednią temperaturę stosownie do pory roku.
-
Sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
-
Sala powinna mieć łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz).
-
Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w zajęciach).
-
Sala powinna być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w zajęciach będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagające takiego ułatwienia.
-
Sala powinna posiadać bezpłatny dostęp do toalety dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych.
-
Dostępność sali na 30 minut przed i po warsztatach w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu i materiałów szkoleniowych przez trenera.
-
Wyposażenie sali w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie warsztatów:
-
laptop,
-
projektor multimedialny,
-
dostęp do internetu,
-
ekran lub biała (bardzo jasna) ściana,
-
flipchart i flamastry (uzupełniane w razie potrzeby).
- Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów ze sprzętem.
-
Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w sali plakatu, programu warsztatów, itp.
-
W przypadku nie możliwości korzystania z wybranej sali z przyczyn losowych Wykonawca powinien zapewnić w razie konieczności salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia.
-
Sala powinna znajdować się w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).
Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania zajęć uczestnikom projektu w tym osobom niepełnosprawnym jeśli w zajęciach będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.
Wymagania dodatkowe (punktowane) związane z wynajmem sali na warsztaty:
- Zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy warsztatów będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych.
- Zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików.
- Zapewnienie dostęp do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala.
- Zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób i/lub miejsca realizacji usług w zależności od wyników przebiegu procesu rekrutacji uczestników do projektu.
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.
Miejsce realizacji zamówienia:
-
Warsztaty przeprowadzane będą w Bielsku-Białej lub w okolicy (nie większej niż 10 km od Bielska-Białej).
III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)
55100000-1 Usługi hotelarskie
55320000-9 Usługi podawania posiłków
70220000-9 Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
IV. Termin wykonania zamówienia:
Warsztaty przeprowadzane będą od 19-31 marca 2018 r.
Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego (zmiany harmonogramu mogą być dokonywane wyłącznie przez Zamawiającego).
Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu warsztatów, miejsca jego realizacji oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.
V. Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:
- Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
- Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
- Posiadający min. 2 letnie doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
- Dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
- Nie są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 4). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
-
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
-
posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
-
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
-
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.
VI. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:
- Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
- Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi do Wykonawcy z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
- Odrzucenie oferty:
Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:
-
jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,
-
gdy Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
-
zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
-
została złożona po upływie wyznaczonego terminu,
-
jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
-
formularz oferty i wymagane załączniki zostały podpisane przez osobę/osoby nieuprawnione,
-
zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi,
-
Wykonawca nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie.
Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego.
- Badanie oferty:
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.
VII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:
Część I – Zakwaterowanie
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
-
Cena – 80% (80 pkt.)
-
Doświadczenie – 20% (20 pkt.)
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 0 do 20 za liczbę przeprowadzonych usług w zakresie zakwaterowania, dla grup zorganizowanych liczących minimum 10 osób w okresie ostatnich 3 lat od daty ukazania się niniejszego zapytania ofertowego, w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia i z przedmiotem złożonej oferty. Punkty liczone będą zgodnie z danymi przedstawionymi w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego według następującej punktacji:
-
realizacja 3 usług – 0 pkt.
-
realizacja 4-5 usług – 5 pkt.
-
realizacja 6-7 usług – 10 pkt.
-
realizacja 8-9 usług – 15 pkt.
-
realizacja powyżej 10 usług – 20 pkt.
Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów potwierdzających ilość zrealizowanych usług wymienionych w Załączniku nr 2 (np. kopii referencji lub umów, rachunków itp.) potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów
Część II – Wyżywienie
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
-
Cena – 80% (80 pkt.)
-
Klauzule społeczne – 20% (20 pkt.)
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 . Kryterium „Klauzule społeczne” przyznane będą punkty w następujący sposób:
– oferta, które spełnia kryterium otrzyma 20 pkt.
– oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma 0 pkt.
Ocena w zakresie kryterium „klauzule społeczne” dokonana zostanie na podstawie deklaracji złożonej przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego.
Deklaracja obejmuje oświadczenie, że do realizacji zamówienia i na czas jego trwania (zgodnie z zawartą umową) Wykonawca zapewni, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba bezrobotna (w wymiarze min. ½ etatu) w rozumieniu ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2016.645 tekst jednolity). Zamawiający określa, że wskazana wyżej osoba (skierowana przez właściwy urząd pracy) powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty podpisania umowy na realizację zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres jej trwania.
W celu weryfikacji spełnienia klauzuli społecznej zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia kopii skierowania osoby bezrobotnej przez urząd pracy oraz umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków potwierdzoną za zgodność z oryginałem w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów
Część III – Wynajem sali na warsztaty
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
-
Cena – 80% (80 pkt.)
-
Wymagania dodatkowe – 20% (20 pkt.)
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „ dodatkowe wymagania” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 4 do 20 za spełnienie dodatkowych wymagań w następujący sposób:
- zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy warsztatów będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych – 5 pkt.
- zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików – 5 pkt.
- zapewnienie dostęp do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala – 5 pkt.
- zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej – 5 pkt.
Ocena w zakresie kryterium „dodatkowe wymagania” dokonana zostanie na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 6 do zapytania ofertowego.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
-
Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
-
Do oferty należy dołączyć:
-
wykaz – opis doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat stanowiący Załącznik nr 2,
-
oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 3,
-
oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 4,
-
oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu klauzul społecznych stanowiące Załącznik nr 5,
-
oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu dodatkowych wymagań stanowiące Załącznik nr 6,
-
kopie dokumentów poświadczających posiadane doświadczenie oraz ewentualnie rekomendacje i referencje potwierdzone za zgodność z oryginałem i opatrzone podpisem Wykonawcy.
-
Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
-
Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
-
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
-
Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
-
Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
-
Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
-
Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
-
Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
IX. Forma, miejsce i termin składania ofert:
Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 12 marca 2018 r. do godziny 12.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/2/W2WA/OWES/2018”.
W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
X. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.
XI. Osoby do kontaktów:
Marian Gil – Animator
tel.: 84 627 11 81 lub 84 627 11 91
e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl [3]
Sylwia Parafiniuk – Specjalista ds. informacji, promocji i szkoleń
tel.: 84 627 18 32, 84 627 11 91
e-mail: s.parafiniuk@fundacja.lublin.pl [4]
XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
-
Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
-
Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie wybranych Oferentów do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający uzna, iż odmówił on podpisania umowy i wówczas może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
-
Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z Wykonawcami.
-
Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
-
W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.
-
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Poczty Polskiej lub przesyłki kurierskiej lub telefonicznie.
XIII. Warunki zmiany umowy:
-
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający unieważnieni postępowanie, jeżeli w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
-
Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą w następstwie niniejszego postępowania, w przypadku wystąpienia stosownych przesłanek wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
-
Zamawiający informuje, iż w umowie będą zapisy:
-
przewidujące karę umowną w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku nie wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy w sposób zgodny z innymi postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności
-
zastrzegające Zamawiającemu możliwość potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy,
-
zastrzegające Zamawiającemu możliwość dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych,
-
zastrzegające wypłatę pełnego wynagrodzenia Wykonawcy tylko w przypadku należytego zrealizowania obowiązków określonych w opisie przedmiotu zamówienia i zawartych w umowie na wykonanie usługi,
-
zastrzegające prawo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku realizowania usługi niezgodnie ze Standardami OWES lub harmonogramem z winy Wykonawcy.
- Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy z powodu:
-
zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
-
zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego,
-
zmiany harmonogramu realizacji projektu wpływająca na harmonogram wykonania usługi objętej niniejszym zamówieniem,
-
zmiany harmonogramu realizacji projektu wynikająca ze zmiany w zakresie finansowania projektu (zmiany harmonogramu płatności).
- Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy.
-
Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
XIV. Wykaz załączników:
-
Formularz oferty Wykonawcy – Załącznik nr 1 [5]
-
Wykaz – opis doświadczenia – Załącznik nr 2 [6]
-
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 3 [7]
-
Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – Załącznik nr 4 [8]
-
Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu klauzul społecznych – Załącznik nr 5 [9]
-
Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu dodatkowych wymagań – Załącznik nr 6 [10]
- Zapytanie ofertowe FRL_2_W2WA_OWES_2018 [11]