Zapytanie cenowe – rozeznanie rynku nr FRL/3/EmpInno/2017

23 Paź 2017

FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY

Ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181)

20-325 Lublin

tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10

www.fundacja.lublin.pl; e-mail:

REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855

L.Dz. FRL/1052/17                                               Lublin, dnia 23 października 2017 roku

Znak sprawy: FRL/3/EmpInno/2017

Zapytanie ofertowe

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert cenowych w celu wyłonienia dostawcy/wykonawcy usług cateringowych.

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, realizująca projekt „S3-Empowering for Innovation and Growth in Medium-Sized Cities and Regions (EmpInno)” w ramach Priorytetu I Potencjał dla innowacji, Działania 1.2 Inteligentna specjalizacja, Programu Morza Bałtyckiego 2014-2020, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego  zaprasza do przedstawienia oferty na wykonanie usług cateringowych obejmujących: przygotowanie i organizację 2 obiadów i 3 kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu, poczęstunku podczas spotkania „Energetyczny okrągły stół” oraz obiadu podczas konferencji „Niezależność energetyczna na poziomie lokalnym” w ramach projektu EmpInno w 2017 roku.

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie ceny brutto, przypadającej na jednego uczestnika ww. usług cateringowych.

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na każdą część zamówienia oddzielnie.

I    Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

II   Opis przedmiotu zamówienia:

Zamówienie składa się z następujących części

1. Część I Organizacja kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 13 listopada 2017 roku – 1 kolacja x 24 osoby
2. Część II Organizacja obiadu podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 obiad x 30 osób:
3. Część III Organizacja poczęstunku podczas spotkania „Energetyczny okrągły stół” w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 poczęstunek x 15 osób
4. Część IV Organizacja kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 kolacja x 30 osób
5. Część V – Organizacja obiadu podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu w dniu 15 listopada – 1obiad x 30 osób
6. Część VI – Organizacja obiadu podczas konferencji „Niezależność energetyczna na poziomie lokalnym” w dniu 15 listopada – 1obiad x 30 osób
7. Część VII – Organizacja kolacji w dniu 15 listopada – 1 kolacja x 6 osób

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób w grupie w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników do udziału ww. spotkaniach.

Wymagania dotyczące usługi:

        I. Dla części I, IV i VII

1. Kolacja w Restauracji Wykonawcy.
2. Dla części I – Restauracja musi znajdować się w odległości maksimum 1,2 km od Hotelu Mercure mieszczącego się przy Al. Racławickich 12 w Lublinie.
3. Dla części IV i VII – Restauracja musi znajdować się na terenie Starego Miasta w Lublinie.
4. Przewidywane rozpoczęcie kolacji godz. 19:00
5. Kolacja zasiadana z daniami serwowanymi przez obsługę kelnerską w jednym obiekcie restauracyjnym, w jednym wspólnym pomieszczeniu.
6. Dania powinny nawiązywać do tradycyjnej kuchni polskiej i uwzględniać preferencje żywieniowe uczestników (dania jarskie i mięsne), zgodnie z następującymi wytycznymi:
   1. Napoje bezalkoholowe – woda mineralna gazowana i niegazowana, minimum 200 ml/osobę;
   2. Jedna zimna przystawka na osobę;
   3. Zupa;
   4. Danie główne ciepłe, w tym mięsne, rybne oraz jarskie (minimum 150 g/osobę);
   5. Ciepły dodatek skrobiowy w minimum dwóch wariantach (do wyboru np. gotowane/opiekane ziemniaki, ryż, kasza, minimum 200 g/osobę);
   6. Dodatek warzywny w minimum 3 wariantach, w tym warzyw świeżych i gotowanych/grillowanych (minimum 100 g/osobę);
   7. Deser: Dla części I – ciasto (np. sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe) lub deser w pucharze (np. lody, mus, krem) – minimum 150 g/osobę; Dla części IV tort śmietanowy, z logo projektu EmpInno – minimum 150 g/osobę;
   8. Kawa z ekspresu (minimum 150 ml/osobę);
   9. Herbata do wyboru czarna, zielona, owocowa – minimum 180 ml/osobę;
   10. Śmietanka lub mleczko do kawy;
   11. Cukier biały i brązowy w saszetkach.
7. W miejscu kolacji Wykonawca zapewni niezbędne do organizacji posiłków meble, naczynia, nakrycia stołów, dekoracje kwiatowe, sztućce, serwetki, itp. oraz przygotowanie, sprzątanie i obsługę kelnerską, zgodnie z poniższymi wytycznymi:
   1. Odpowiednia ilość stołów i krzeseł;
   2. Ceramika: tylko porcelana, w kolorze białym, dopuszczalne proste wzory;
   3. Sztućce: wyklucza się używania zestawów jednorazowego użytku;
   4. Szkło (szklanki, kieliszki, wazony): szkło sodowe lub kryształowe, wyłącznie przezroczyste lub bezbarwne;
   5. Tkaniny stołowe: bawełna bądź len w kolorze białym, dopuszczalne proste wzory żakardowe, ułożone w prosty sposób;
   6. Serwetki stołowe w kolorze białym, gładkie, z wyłączeniem jakichkolwiek wzorów;
   7. Obsługa kelnerska w jęz. angielskim.

        II. Dla części II, V i VI

1. Lokalizacja: Dla części II – siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny (Inkubator Przedsiębiorczości) przy ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181); dla części V – siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego przy ul. Artura Grottgera 4 w Lublinie; dla Części VI – Hala Targowa Targów Lublin przy ul. Dworcowej 11 w Lublinie.
2. Catering w formie „szwedzkiego stołu” powinien się składać z: 2 przystawek, sałatki, zupy, drugiego dania (porcja mięsa lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 100 g, dodatków, np. ziemniaki, ryż, kasza, makaron o gramaturze nie mniejszej niż 200 g, oraz surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g (minimalna gramatura 1 porcji wynosi 400 g), ciasto pieczone sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe.
3. Wykonawca usługi zapewni tradycyjną zastawę podczas cateringu (metalowe sztućce, szklane/porcelanowe naczynia, obrusy z materiału).
4. Należy przewidzieć 2 napoje ciepłe i 1 napój zimny na uczestnika: woda mineralna (niegazowana), sok owocowy, świeżo parzona herbata (różne rodzaje), kawa (rozpuszczalna i mielona), cukier, cytryna w plastrach, mleko.
5. Dostawca/Wykonawca zapewni należytą jakość i przydatność do spożycia dostarczonego wyżywienia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami.
6. W cenie usługi zawiera się koszt transportu i naczyń oraz ich odbiór po zakończeniu każdego posiłku.
7. Wykonawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu (po 2 warianty dla każdego posiłku).
8. Dla części VI – Wykonawca uwzględni w kalkulacji koszt wynajęcia stolików i krzeseł oraz podłączenia prądu od Targów Lublin SA. W celu rozpoznania ww. kosztów proszę o kontakt z Panią Dorotą Kulik Specjalistą ds. Sprzedaży i Organizacji Imprez, Targi Lublin SA, tel. 81 458 15 38, e-mail: Alternatywnie Wykonawca może wykorzystać własne stoliki i krzesła.

        III. Dla części III

1. Lokalizacja: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny (Inkubator Przedsiębiorczości) przy ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181).
2. Catering w formie „szwedzkiego stołu” powinien się składać z: 4 rodzajów kanapek (różne pieczywo np. jasne, ciemne, różne dodatki np. ryba, wędlina, ser) i owoców.
3. Wykonawca usługi zapewni tradycyjną zastawę podczas cateringu (metalowe/porcelanowe tace na kanapki, metalowe sztućce, szklane/porcelanowe naczynia, obrusy z materiału).
4. Należy przewidzieć 1 napój ciepły i 1 napój zimny na uczestnika: woda mineralna (niegazowana i gazowana), sok owocowy, świeżo parzona herbata (różne rodzaje), kawa (rozpuszczalna i mielona), cukier, cytryna w plastrach, mleko.
5. Dostawca/Wykonawca zapewni należytą jakość i przydatność do spożycia dostarczonego wyżywienia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami.
6. W cenie usługi zawiera się koszt transportu i naczyń oraz ich odbiór po zakończeniu każdego posiłku.
7. Wnioskodawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu.

        IV. Warunki wspólne dla części I-VII

1. Zamawiający zastrzega możliwość zgłoszenia do dnia 13 listopada do godz. 12:00 zapotrzebowania na dania uwzględniające szczególne wymagania dietetyczne zgłoszonych uczestników (w tym dania wegańskie/wegetariańskie/bezglutenowe, itp.)
2. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, chrakteryzujące się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa i herbata) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
3. Obowiązkiem Wykonawcy będzie utylizacja pozostałych odpadków żywnościowych zgodnie z zasadami segregacji.

III  Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków

55321000-6 – Przygotowywanie posiłków

IV Termin wykonania zamówienia:

Usługa cateringowa odbywać się będzie w okresie od 13 do 15 listopada 2017 roku.

Ostateczna liczba uczestników poszczególnych usług cateringowych zostanie podana przez Zamawiającego do dnia 9 listopada 2017 roku.

V  Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy/Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:

1. Uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
2. Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
3. Posiadający doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
4. Dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
5. Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3).

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu

VI Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej
w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

1. Cena – 60% (60 pkt.)
2. Dostawcy/Wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne – 40% (40 pkt.)

1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 60

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

2. Kryterium „Dostawcy/Wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne” w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający będzie przyznawał punkty w oparciu o Załącznik nr 4.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy P.Z.P., w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.

VII  Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
2. Do oferty należy dołączyć:
3. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
4. oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 3,
5. oświadczenie o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych stanowiący Załącznik nr 4,
6. przykładowe menu wraz z gramaturą.
7. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
8. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
9. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
10. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
11. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert
12. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem

VIII  Forma, miejsce i termin składania ofert:

Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: znak sprawy, dane prowadzącego postępowanie (nazwa i adres), tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie oraz dane składającego (nazwa i adres), a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 31.10.2017 r., godz. 12.00”

Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181), 20-325 Lublin (Sekretariat).

Termin złożenia oferty do dnia: 31.10.2017 r. do godz. 12.00.

IX Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

1. w postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad,
2. w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy,
3. w postępowaniu doszło do naruszenia zasad określonych w Regulaminie.

X  Osoby do kontaktów:

Małgorzata Gałczyńska – Koordynator projektu

Tel.: 887 200 020, e-mail:

XI Wykaz załączników (wersje elektroniczne do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl, w zakładce: Zapytania ofertowe):

1. Formularz oferty Wykonawcy.
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym.
4. Oświadczenie o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (jeżeli dotyczy).
5. Przykładowe menu wraz z gramaturą dań.

Dokumenty do pobrania:

Postępowanie FRL/3/EmpInno/2017

Zał. 1 FRL/3/EmpInno/2017
Zał. 2 FRL/3/EmpInno/2017
Zał. 3 FRL/3/EmpInno/2017
Zał. 4 FRL/3/EmpInno/2017