FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
Ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181)
20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: biuro@fundacja.lublin.pl [2]
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
L.Dz. FRL/1052/17 Lublin, dnia 23 października 2017 roku
Znak sprawy: FRL/3/EmpInno/2017
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert cenowych w celu wyłonienia dostawcy/wykonawcy usług cateringowych.
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, realizująca projekt „S3-Empowering for Innovation and Growth in Medium-Sized Cities and Regions (EmpInno)” w ramach Priorytetu I Potencjał dla innowacji, Działania 1.2 Inteligentna specjalizacja, Programu Morza Bałtyckiego 2014-2020, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zaprasza do przedstawienia oferty na wykonanie usług cateringowych obejmujących: przygotowanie i organizację 2 obiadów i 3 kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu, poczęstunku podczas spotkania „Energetyczny okrągły stół” oraz obiadu podczas konferencji „Niezależność energetyczna na poziomie lokalnym” w ramach projektu EmpInno w 2017 roku.
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie ceny brutto, przypadającej na jednego uczestnika ww. usług cateringowych.
Wykonawca może złożyć ofertę cenową na każdą część zamówienia oddzielnie.
I Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
II Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie składa się z następujących części
- Część I Organizacja kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 13 listopada 2017 roku – 1 kolacja x 24 osoby
- Część II Organizacja obiadu podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 obiad x 30 osób:
- Część III Organizacja poczęstunku podczas spotkania „Energetyczny okrągły stół” w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 poczęstunek x 15 osób
- Część IV Organizacja kolacji podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu EmpInno w dniu 14 listopada 2017 roku – 1 kolacja x 30 osób
- Część V – Organizacja obiadu podczas Spotkania roboczego Partnerów Projektu w dniu 15 listopada – 1obiad x 30 osób
- Część VI – Organizacja obiadu podczas konferencji „Niezależność energetyczna na poziomie lokalnym” w dniu 15 listopada – 1obiad x 30 osób
- Część VII – Organizacja kolacji w dniu 15 listopada – 1 kolacja x 6 osób
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób w grupie w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników do udziału ww. spotkaniach.
Wymagania dotyczące usługi:
I. Dla części I, IV i VII
- Kolacja w Restauracji Wykonawcy.
- Dla części I – Restauracja musi znajdować się w odległości maksimum 1,2 km od Hotelu Mercure mieszczącego się przy Al. Racławickich 12 w Lublinie.
- Dla części IV i VII – Restauracja musi znajdować się na terenie Starego Miasta w Lublinie.
- Przewidywane rozpoczęcie kolacji godz. 19:00
- Kolacja zasiadana z daniami serwowanymi przez obsługę kelnerską w jednym obiekcie restauracyjnym, w jednym wspólnym pomieszczeniu.
- Dania powinny nawiązywać do tradycyjnej kuchni polskiej i uwzględniać preferencje żywieniowe uczestników (dania jarskie i mięsne), zgodnie z następującymi wytycznymi:
- Napoje bezalkoholowe – woda mineralna gazowana i niegazowana, minimum 200 ml/osobę;
- Jedna zimna przystawka na osobę;
- Zupa;
- Danie główne ciepłe, w tym mięsne, rybne oraz jarskie (minimum 150 g/osobę);
- Ciepły dodatek skrobiowy w minimum dwóch wariantach (do wyboru np. gotowane/opiekane ziemniaki, ryż, kasza, minimum 200 g/osobę);
- Dodatek warzywny w minimum 3 wariantach, w tym warzyw świeżych i gotowanych/grillowanych (minimum 100 g/osobę);
- Deser: Dla części I – ciasto (np. sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe) lub deser w pucharze (np. lody, mus, krem) – minimum 150 g/osobę; Dla części IV tort śmietanowy, z logo projektu EmpInno – minimum 150 g/osobę;
- Kawa z ekspresu (minimum 150 ml/osobę);
- Herbata do wyboru czarna, zielona, owocowa – minimum 180 ml/osobę;
- Śmietanka lub mleczko do kawy;
- Cukier biały i brązowy w saszetkach.
- W miejscu kolacji Wykonawca zapewni niezbędne do organizacji posiłków meble, naczynia, nakrycia stołów, dekoracje kwiatowe, sztućce, serwetki, itp. oraz przygotowanie, sprzątanie i obsługę kelnerską, zgodnie z poniższymi wytycznymi:
- Odpowiednia ilość stołów i krzeseł;
- Ceramika: tylko porcelana, w kolorze białym, dopuszczalne proste wzory;
- Sztućce: wyklucza się używania zestawów jednorazowego użytku;
- Szkło (szklanki, kieliszki, wazony): szkło sodowe lub kryształowe, wyłącznie przezroczyste lub bezbarwne;
- Tkaniny stołowe: bawełna bądź len w kolorze białym, dopuszczalne proste wzory żakardowe, ułożone w prosty sposób;
- Serwetki stołowe w kolorze białym, gładkie, z wyłączeniem jakichkolwiek wzorów;
- Obsługa kelnerska w jęz. angielskim.
II. Dla części II, V i VI
- Lokalizacja: Dla części II – siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny (Inkubator Przedsiębiorczości) przy ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181); dla części V – siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego przy ul. Artura Grottgera 4 w Lublinie; dla Części VI – Hala Targowa Targów Lublin przy ul. Dworcowej 11 w Lublinie.
- Catering w formie „szwedzkiego stołu” powinien się składać z: 2 przystawek, sałatki, zupy, drugiego dania (porcja mięsa lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 100 g, dodatków, np. ziemniaki, ryż, kasza, makaron o gramaturze nie mniejszej niż 200 g, oraz surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g (minimalna gramatura 1 porcji wynosi 400 g), ciasto pieczone sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe.
- Wykonawca usługi zapewni tradycyjną zastawę podczas cateringu (metalowe sztućce, szklane/porcelanowe naczynia, obrusy z materiału).
- Należy przewidzieć 2 napoje ciepłe i 1 napój zimny na uczestnika: woda mineralna (niegazowana), sok owocowy, świeżo parzona herbata (różne rodzaje), kawa (rozpuszczalna i mielona), cukier, cytryna w plastrach, mleko.
- Dostawca/Wykonawca zapewni należytą jakość i przydatność do spożycia dostarczonego wyżywienia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami.
- W cenie usługi zawiera się koszt transportu i naczyń oraz ich odbiór po zakończeniu każdego posiłku.
- Wykonawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu (po 2 warianty dla każdego posiłku).
- Dla części VI – Wykonawca uwzględni w kalkulacji koszt wynajęcia stolików i krzeseł oraz podłączenia prądu od Targów Lublin SA. W celu rozpoznania ww. kosztów proszę o kontakt z Panią Dorotą Kulik Specjalistą ds. Sprzedaży i Organizacji Imprez, Targi Lublin SA, tel. 81 458 15 38, e-mail: kulik@targi.lublin.pl [3] Alternatywnie Wykonawca może wykorzystać własne stoliki i krzesła.
III. Dla części III
- Lokalizacja: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny (Inkubator Przedsiębiorczości) przy ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181).
- Catering w formie „szwedzkiego stołu” powinien się składać z: 4 rodzajów kanapek (różne pieczywo np. jasne, ciemne, różne dodatki np. ryba, wędlina, ser) i owoców.
- Wykonawca usługi zapewni tradycyjną zastawę podczas cateringu (metalowe/porcelanowe tace na kanapki, metalowe sztućce, szklane/porcelanowe naczynia, obrusy z materiału).
- Należy przewidzieć 1 napój ciepły i 1 napój zimny na uczestnika: woda mineralna (niegazowana i gazowana), sok owocowy, świeżo parzona herbata (różne rodzaje), kawa (rozpuszczalna i mielona), cukier, cytryna w plastrach, mleko.
- Dostawca/Wykonawca zapewni należytą jakość i przydatność do spożycia dostarczonego wyżywienia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami.
- W cenie usługi zawiera się koszt transportu i naczyń oraz ich odbiór po zakończeniu każdego posiłku.
- Wnioskodawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu.
IV. Warunki wspólne dla części I-VII
- Zamawiający zastrzega możliwość zgłoszenia do dnia 13 listopada do godz. 12:00 zapotrzebowania na dania uwzględniające szczególne wymagania dietetyczne zgłoszonych uczestników (w tym dania wegańskie/wegetariańskie/bezglutenowe, itp.)
- Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, chrakteryzujące się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa i herbata) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
- Obowiązkiem Wykonawcy będzie utylizacja pozostałych odpadków żywnościowych zgodnie z zasadami segregacji.
III Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:
55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków [4]
55321000-6 – Przygotowywanie posiłków
IV Termin wykonania zamówienia:
Usługa cateringowa odbywać się będzie w okresie od 13 do 15 listopada 2017 roku.
Ostateczna liczba uczestników poszczególnych usług cateringowych zostanie podana przez Zamawiającego do dnia 9 listopada 2017 roku.
V Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy/Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:
- Uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- Posiadający doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- Dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3).
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu
VI Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej
w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
- Cena – 60% (60 pkt.)
- Dostawcy/Wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne – 40% (40 pkt.)
- Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 60
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
- Kryterium „Dostawcy/Wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne” w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający będzie przyznawał punkty w oparciu o Załącznik nr 4.
Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy P.Z.P., w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VII Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
- Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
- Do oferty należy dołączyć:
- oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
- oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 3,
- oświadczenie o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych stanowiący Załącznik nr 4,
- przykładowe menu wraz z gramaturą.
- Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
- Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
- Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
- Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
- Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert
- Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem
VIII Forma, miejsce i termin składania ofert:
Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: znak sprawy, dane prowadzącego postępowanie (nazwa i adres), tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie oraz dane składającego (nazwa i adres), a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 31.10.2017 r., godz. 12.00”
Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43 (dawna Droga Męczenników Majdanka 181), 20-325 Lublin (Sekretariat).
Termin złożenia oferty do dnia: 31.10.2017 r. do godz. 12.00.
IX Unieważnienie postępowania:
Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:
- w postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad,
- w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy,
- w postępowaniu doszło do naruszenia zasad określonych w Regulaminie.
X Osoby do kontaktów:
Małgorzata Gałczyńska – Koordynator projektu
Tel.: 887 200 020, e-mail: m.galczynska@fundacja.lublin.pl [5]
XI Wykaz załączników (wersje elektroniczne do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl [6], w zakładce: Zapytania ofertowe):
- Formularz oferty Wykonawcy.
- Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
- Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym.
- Oświadczenie o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (jeżeli dotyczy).
- Przykładowe menu wraz z gramaturą dań.
Dokumenty do pobrania:
Postępowanie FRL/3/EmpInno/2017 [7]
Zał. 1 FRL/3/EmpInno/2017 [8]
Zał. 2 FRL/3/EmpInno/2017 [9]
Zał. 3 FRL/3/EmpInno/2017
Zał. 4 FRL/3/EmpInno/2017 [10]