Zapytanie ofertowe nr FRL/1/PUSII/2019/K

07 Lis 2019

FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY

Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin

tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10

www.fundacja.lublin.pl; e-mail:

REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855

Lublin, dnia  7 listopada 2019 roku

Zapytanie ofertowe nr FRL/1/PUSII/2019/K

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie realizująca projekt „Pracuję u siebie II” nr projektu: RPLU.09.03.00-06-0057/18-00 współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach  Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 Oś priorytetowa 9 RYNEK PRACY,  Działanie 9.3 Rozwój przedsiębiorczości, zaprasza do przedstawienia oferty cenowej na wynajem sal przystosowanych do prowadzenia doradztwa indywidualnego dla uczestników projektu w Zamościu i Chełmie, w podziale na części:

• Część I – Zamość
• Część II – Chełm

Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia kalkulacji kosztów najmu sali na doradztwo (1h=60 minut).

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na jedną lub dwie części zamówienia. W przypadku składania oferty na dwie części zamówienia należy złożyć jedną ofertę ze wskazaniem konkretnych części.

1. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020,

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi  wynajmu sal doradczych przystosowanych do prowadzenia doradztwa indywidualnego dla uczestników projektu w Zamościu i Chełmie, w ramach projektu „Pracuję u siebie II”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, w podziale na części:

Część I – Sala doradcza w Zamościu

• sala doradcza do celów prowadzenia doradztwa poszkoleniowego:

15 uczestników x 8 godzin w terminie grudzień 2019 roku – styczeń 2020 roku oraz 15 uczestników x 8 godzin w terminie lipiec/sierpień 2020 roku (łącznie 240 godz.)

• sala doradcza do celów prowadzenia doradztwa specjalistycznego

co najmniej 13 uczestników x 18 godzin w terminie marzec 2020 roku – luty 2021 roku oraz co najmniej 13 uczestników x 18 godzin w terminie październik 2020 roku – wrzesień 2021 roku (łącznie co najmniej 468 godzin).

Łączna liczba godzin najmu: 708 godz.

Część II – Sala doradcza w Chełmie

• sala doradcza do prowadzenia doradztwa poszkoleniowego:

15 uczestników x 8 godzin w terminie  kwiecień/maj 2020 roku oraz 15 uczestników x 8 godzin w terminie lipiec/sierpień 2020 roku (łącznie 240 godz.)

• sala doradcza do prowadzenia doradztwa specjalistycznego

co najmniej 13 uczestników x 18 godzin w terminie lipiec 2020 roku – czerwiec 2021 roku oraz co najmniej 13 uczestników x 18 godzin w terminie październik 2020 roku – wrzesień 2021 roku (łącznie co najmniej 468 godzin).

Łączna liczba godzin najmu: 708 godz.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali dla 1 uczestnika plus doradca (1 godzina = 60 minut) podczas każdego dnia doradztwa.

III. Wymagania dotyczące wynajmu sali do przeprowadzenia doradztwa indywidualnego:

1. Sala powinna być przystosowana do prowadzenia doradztwa indywidualnego dla jednego uczestnika i doradcy, wyposażona w stolik, dwa krzesła oraz komputer stacjonarny/laptop z dostępem do internetu.
2. Sala musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniu, w którym będzie prowadzone zajęcia. Standard – czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, wentylacja i ogrzewanie musi zapewnić odpowiednią temperaturę stosownie do pory roku.
3. Sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
4. Sala powinna mieć łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz).
5. Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w doradztwie).
6. Sala powinna być przystosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową.
7. Sala powinna posiadać bezpłatny dostęp do toalety dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych.
8. Dostępność sali na 30 minut przed i po doradztwie w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu i materiałów przez doradcę.
9. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w sali plakatu.
10. W przypadku nie możliwości korzystania z wybranej sali z przyczyn losowych Wykonawca powinien zapewnić w razie konieczności salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia.
11. Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania zajęć uczestnikom projektu, w  tym  osobom  niepełnosprawnym jeśli w zajęciach będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób i/lub terminu realizacji usług w zależności od przebiegu realizacji projektu.

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.

1. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

70220000-9 – Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

1. Termin i miejsce wykonania zamówienia:

Część I

Planowany termin wykonania zamówienia: grudzień 2019 r. – wrzesień 2021 r.

Część II

Planowany termin wykonania zamówienia:  kwiecień 2020 r. – wrzesień 2021 r.

Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu realizacji doradztwa oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.

1. Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy/Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:

1. uprawnieni do występowania w obrocie prawnym (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
2. znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
   (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
3. posiadający doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
4. dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
5. osoby nie pozostające w stosunku pracy z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 4).
6. nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z

przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.

VII. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru ofert najkorzystniejszych w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

1. Cena – 90%  (90 pkt.)
2. Wymagania dodatkowe – 10% (10 pkt.)

Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 90 pkt.

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Ad. 2 W ramach kryterium „ dodatkowe wymagania” Zamawiający przyzna 10 pkt. za zapewnienie dostępu do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala doradcza.

Ocena w zakresie kryterium „dodatkowe wymagania” dokonana zostanie na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.

VIII. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:

1. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
2. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi do Wykonawcy z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
3. Odrzucenie oferty:

Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:

• jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,
• gdy Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
• została złożona po upływie wyznaczonego terminu,
• jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
• formularz oferty i wymagane załączniki zostały podpisane przez osobę/osoby nieuprawnione,
• zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi,
• Wykonawca nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie.

4. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego.
5. Badanie oferty:

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.

1. Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
2. Do oferty należy dołączyć:
3. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
4. oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 3,
5. oświadczenie o spełnieniu wymagań dodatkowych- Załącznik nr 4,
6. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
7. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
10. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
11. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być oznakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

9. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
10. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

1. Forma, miejsce i termin składania ofert:

Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 15 listopada 2019 r. do godziny 12.00 w formie pisemnej, w siedzibie Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny (sekretariat), ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43,  20-325 Lublin w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/1/PUSII/2019/K”.

W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura projektu na w/w adres.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.

1. Osoby do kontaktów:

Małgorzata Kellner

tel.: 665 265 095

e-mail:

Sylwia Jagiełło

tel.: 516 283 460

e-mail:

XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Po wyborze najkorzystniejszych ofert Zamawiający wezwie niezwłocznie wybranych Oferentów do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający uzna, iż odmówił on podpisania umowy i wówczas może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
3. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z Wykonawcami.
4. Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
5. W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia bądź też poszczególne składowe zapytania zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz standardem i cenami rynkowymi określonymi w dokumentacji konkursowej, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.
6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Poczty Polskiej lub przesyłki kurierskiej lub telefonicznie.

XIII. Warunki zmiany umowy:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą w następstwie niniejszego postępowania, w przypadku wystąpienia stosownych przesłanek wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
3. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy z powodu:

• zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
• zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego,
• zmiany harmonogramu realizacji projektu wpływająca na harmonogram wykonania usługi objętej niniejszym zamówieniem,
• zmiany harmonogramu realizacji projektu wynikająca ze zmiany w zakresie finansowania projektu (zmiany harmonogramu płatności).

5. Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy.
6. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin, tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10, e-mail:
• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny: ;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia nr FRL/1/PUSII/2019/K prowadzonym w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności.
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1];
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO[2];
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Wykaz załączników:
2. Formularz oferty Wykonawcy – Załącznik nr 1_FRL__SALA_PUSII
3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu –Załącznik nr 2_FRL_PUSII
4. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym –Załącznik nr 3_FRL_PUSII
5. Oświadczenie o spełnieniu wymagań dodatkowych –Załącznik nr 4_FRLPUSII
6.  

[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego