Zapytanie ofertowe na wynajem sali konferencyjnej w celu przeprowadzenia spotkań grupowych, znak sprawy NE/2014/SG/2

15 Paź 2014


Zapytanie ofertowe

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny realizująca projekt „Nawigacja Edukacji” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.6 Upowszechnienie uczenia się dorosłych, Poddziałanie 9.6.3 Doradztwo dla osób dorosłych w zakresie diagnozy potrzeb oraz wyboru kierunków i formy podnoszenia swoich kompetencji i podwyższania kwalifikacji, zaprasza do przedstawienia oferty na wynajem sali konferencyjnej na terenie powiatu chełmskiego lub Miasta Chełm w celu przeprowadzenia  spotkań grupowych Uczestników/Uczestniczek projektu z podmiotami świadczącymi usługi edukacyjne.

 I    Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.

II   Opis przedmiotu zamówienia:

  1. Wynajem sali konferencyjnej na terenie powiatu chełmskiego lub Miasta Chełm w celu przeprowadzenia spotkań grupowych Uczestników/Uczestniczek z podmiotami świadczącymi usługi edukacyjne.
  2. Sala konferencyjna powinna być przystosowana do prowadzenia spotkań dla minimum 20 osób, wyposażona w: – krzesła dla uczestników (minimum 20 sztuk),
    • stół i krzesła dla prelegentów (średnio dla 5-6 osób),
    • sprzęt multimedialny (rzutnik, laptop),
    • stolik na serwis kawowy
  3. Wykonawca powinien zapewnić zamawiającemu możliwość oznakowania i oplakatowania budynku oraz pomieszczeń, w których będą prowadzone zajęcia.
  4. Sale muszą spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których będą prowadzone zajęcia.
  5. Wykonawca, w ramach opłat za najem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku.
  6. Sala powinna znajdować się w budynku zlokalizowanym w miejscu łatwo dostępnym dla osób dojeżdżających środkami komunikacji publicznej. W pobliżu obiektu powinien znajdować się parking samochodowy – udostępniony  nieodpłatnie Uczestnikom/Uczestniczkom konferencji.
  7. Budynek, w który znajdują się sale powinien być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. 

III Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. 

IV  Termin wykonania zamówienia:

Spotkania przewidziane  są średnio raz w  miesiącu w okresie październik – grudzień 2014 r.  Planuje się około 7 spotkań.  Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania.

V   Opis warunków udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy posiadający tytuł prawny do lokali będących przedmiotem zamówienia, niepowiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. 

VI  Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

Cena za 1 dzień w zł. – 70 %  (70 pkt)

Lokalizacja – 20%  (20 pkt)

Dostosowanie dla potrzeb os niepełnosprawnych – 5 % (5 pkt)

Dostęp do bezpłatnego parkingu – 5 % (5 pkt)

Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

                  C minimalna
Cena = ————————- x 70 pkt.
               C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

W ramach kryterium „lokalizacja” Zamawiający będzie przyznawał punkty za możliwość dojazdu zarówno środkami komunikacji miejskiej jak i samochodem prywatnym (parking) w przedziale od 0 do 20 w oparciu o dane zawarte w Załączniku Nr 2 do Zapytania ofertowego:

– odległość od przystanku (wg. www.maps.google.pl) do 1 km – (20 pkt).

– odległość od przystanku powyżej 1 km poniżej 2 km – (10 pkt).

– odległość od przystanku powyżej 2 km – (0 pkt).

„Dostosowanie dla potrzeb os niepełnosprawnych” Zamawiający będzie przyznawał punkty w przedziale 0 lub 5 w oparciu o dane zawarte w Załączniku Nr 2 do Zapytania ofertowego:

    • tak – (5 pkt).
    • nie – (0 pkt).

„Dostęp do bezpłatnego parkingu” Zamawiający będzie przyznawał punkty w przedziale 0 lub 5 w oparciu o dane zawarte w Załączniku Nr 2 do Zapytania ofertowego:

    • tak – (5 pkt).
    • nie – (0 pkt).

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria. 

VII      Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

    1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
    2. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego.
    3. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
    4. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
    5. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
    6. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
    7. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
    8. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert. 

VIII          Forma, miejsce i termin składania ofert:

Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: znak sprawy, dane prowadzącego postępowanie (nazwa i adres), tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie oraz dane składającego ofertę (nazwa i adres), a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 30.10.2014 r. ”

Koperty, które nie zostaną oznaczone zgodnie z powyższym opisem, nie będą podlegały ocenie.

Miejsce złożenia oferty: Biuro projektu w Sawinie, ul. Chutecka 12, pok. 6, 22-107 Sawin lub Filia Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny w Chełmie pl. Niepodległości 1, pok.46, 22-100 Chełm

Termin złożenia oferty dodnia:30.10.2014 r. do godz. 16.00.

Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie internetowej Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny www.fundacja.lublin.pl w zakładce „Zaproszenia do składania ofert”.

Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 

IX  Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

    1. wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad,
    2. w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
    3. w postępowaniu doszło do naruszenia zadań określonych w Regulaminie.

X   Osoby do kontaktów:

Magdalena Lasocka – Specjalista ds. rekrutacji i usług
tel: + 48 81 710 19 11, e-mail: m.lasocka@fundacja.lublin.pl  

Barbara Połajdowicz-Stefaniak – Koordynator projektu 
tel: + 48 82 563 24 29, e-mail: b.polajdowicz-stefaniak@nawigacja-edukacji.pl  

Wykaz załączników:

    1. Formularz oferty (załącznik 1)
    2. Informacje dodatkowe dotyczące sali konferencyjnej (załącznik)
      1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postepowaniu (załącznik 3).
    3. Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy (załącznik 4).