FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl [2]
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
Lublin, dnia 1 marca 2018 roku
L.dz. FRL/100/18
Znak sprawy: FRL/3/SALA/OWES/2018
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty cenowej na wynajem sali przystosowanej do prowadzenia spotkania animacyjnego dla grupy średnio 12 osobowej w Białopolu.
Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia kalkulacji kosztów wynajmu sali na spotkanie animacyjne za 1 godzinę (1 h=45 minut).
I.Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi wynajmu sali przystosowanej do prowadzenia spotkania animacyjnego dla grupy śr. 12 osobowej w Białopolu w wymiarze 8 godzin w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.
III. Wymagania dotyczące wynajmu sali do przeprowadzenia spotkania animacyjnego:
- Sala powinna być przystosowana do prowadzenia spotkania dla grupy śr. 12-osobowej jednorazowo plus animator w wymiarze 8 godzin (1 dzień x 8 godzin) wyposażona w ławki lub stoliki umożliwiające notowanie, krzesła.
- Sala musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniu, w którym będzie prowadzone spotkanie. Standard – czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, wentylacja i ogrzewanie musi zapewnić odpowiednią temperaturę stosownie do pory roku.
- Sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
- Sala powinna mieć łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz).
- Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w spotkaniu).
- Sala powinna być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w spotkaniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagające takiego ułatwienia.
- Sala powinna posiadać bezpłatny dostęp do toalety dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w spotkaniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagające takiego ułatwienia.
- Dostępność sali na 30 minut przed i po spotkaniu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu i materiałów przez animatora.
- Wyposażenie sali w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia spotkania animacyjnego:
- laptop,
- projektor multimedialny,
- dostęp do Internetu.
- ekran lub biała (bardzo jasna) ściana,
- Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów ze sprzętem.
- Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w sali plakatu, programu spotkania, itp.
- W przypadku nie możliwości korzystania z wybranej sali z przyczyn losowych Wykonawca powinien zapewnić w razie konieczności salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia.
- Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania spotkania uczestnikom, w tym osobom niepełnosprawnym jeśli w spotkaniu będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.
Wymagania dodatkowe (punktowane) związane z wynajmem sali:
- Zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy spotkania animacyjnego będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych.
- Zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików.
- Zapewnienie dostępu do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala.
- Zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej.
Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania uczestnikom spotkania animacyjnego, w tym osobom niepełnosprawnym jeśli w spotkaniu będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób i/lub miejsca realizacji usług w zależności od wyników przebiegu procesu rekrutacji uczestników na spotkanie animacyjne.
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50%
wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.
IV. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:
70220000-9 – Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
V. Termin i miejsce wykonania zamówienia:
Termin wykonania zamówienia: 12.03.2018 r. w Białopolu.
Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu realizacji spotkania animacyjnego, miejsca jego realizacji oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.
VI. Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy/Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:
- uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
(ocena na podstawie Załącznika nr 2). - posiadający doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia,
(ocena na podstawie Załącznika nr 2). - dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
VII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
- Cena – 80% (80 pkt.)
- Wymagania dodatkowe – 20% (20 pkt.)
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „ dodatkowe wymagania” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 5 do 20 za spełnienie dodatkowych wymagań w następujący sposób:
- zapewnienie pomieszczenia lub miejsca wyposażonego w stoliki, miejsca siedzące, gdzie uczestnicy spotkania będą mogli skorzystać z gorących napoi oraz zjeść posiłek podczas przerwy obiadowej i przerw kawowych – 5 pkt.
- zapewnienie możliwości dowolnej aranżacji sali, tj. możliwości przestawiania i ustawienia krzeseł i stolików – 5 pkt.
- zapewnienie dostępu do bezpłatnego parkingu przy budynku w którym znajduje się sala – 5pkt.
- zapewnienie miejsca do przechowywania odzieży wierzchniej – 5 pkt.
Ocena w zakresie kryterium „dodatkowe wymagania” dokonana zostanie na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VIII. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:
- Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
- Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi do Wykonawcy z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
- Odrzucenie oferty:
Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:
- jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,
- gdy Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
- zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
- została złożona po upływie wyznaczonego terminu,
- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
- formularz oferty i wymagane załączniki zostały podpisane przez osobę/osoby nieuprawnione,
- zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi,
- Wykonawca nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie.
- Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego.
- Badanie oferty:
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.
IX. Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
- Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
- Do oferty należy dołączyć:
- oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
- oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 3,
- oświadczenie o spełnieniu wymagań dodatkowych- Załącznik nr 4,
- Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
- Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
- Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
- Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
- Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
- Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
- Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
X. Forma, miejsce i termin składania ofert:
Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 9 marca 2018 r. do godziny 10.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/3/ SALA/OWES/2018 ”.
W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
XI. Osoby do kontaktów:
Marian Gil – Animator
tel.: 84 627 11 81 lub 84 627 11 91
e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl
Edyta Gajewska – Doradca przedsiębiorczości społecznej
tel.: 82 5632429
e-mail: chelm@fundacja.lublin.pl [3]
XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
- Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
- Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie wybranych Oferentów do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający uzna, iż odmówił on podpisania umowy i wówczas może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
- Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z Wykonawcami.
- Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
- W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.
- O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Poczty Polskiej lub przesyłki kurierskiej lub telefonicznie.
XIII. Warunki zmiany umowy:
- Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający unieważnieni postępowanie, jeżeli w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą w następstwie niniejszego postępowania, w przypadku wystąpienia stosownych przesłanek wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
- Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy z powodu:
- zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
- zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego,
- zmiany harmonogramu realizacji projektu wpływająca na harmonogram wykonania usługi objętej niniejszym zamówieniem,
- zmiany harmonogramu realizacji projektu wynikająca ze zmiany w zakresie finansowania projektu (zmiany harmonogramu płatności).
- Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy.
- Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
XIV. Wykaz załączników:
- Formularz oferty Wykonawcy –Załącznik nr 1 [4]
- Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu –Załącznik nr 2 [5]
- Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym –Załącznik nr 3 [6]
- Oświadczenie o spełnieniu wymagań dodatkowych –Załącznik nr 4 [7]
- Zapytanie ofertowe FRL_3_SALA_OWES_2018 [8]