- Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny - https://fundacja.lublin.pl -

Zapytanie ofertowe FRL/3/CAT/OWES/2018

FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY

Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin

tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10

www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl [2]

REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855

 

Lublin, dnia  1 marca 2018 roku

L.dz. FRL/99/18

 

Znak sprawy: FRL/3/CAT/OWES/2018

 

Zapytanie ofertowe

 

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wykonanie usługi cateringowej oraz serwisu kawowego podczas spotkania animacyjnego dla grupy średnio 12 osobowej w Białopolu, w podziale na części:

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na jedną lub kilka części zamówienia. W przypadku składania oferty na kilka części zamówienia należy złożyć jedną ofertę ze wskazaniem konkretnych części.

I. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi cateringowej oraz serwisu kawowego podczas spotkania animacyjnego dla grupy średnio 12 osobowej w Białopolu w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, w podziale na części:

Planowana liczba osób: 1 grupa x 1 dzień x śr. 12 osób – łącznie 12 osobodni.

Planowana liczba osób: 1 grupa x 1 dzień x śr. 12 osób – łącznie 12 osobodni.

Wymagania dotyczące usługi:

Wnioskodawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu.

Dodatkowe informacje:

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.

III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)

55520000-1 –  Usługi dostarczania posiłków

55321000-6 – Przygotowywanie posiłków

55511000-5 – Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów

 IV. Termin wykonania zamówienia:

Termin wykonania zamówienia: 12.03.2018 r. w Białopolu.

Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu realizacji spotkania animacyjnego, miejsca jego realizacji oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.

V. Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:

  1. Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  2. Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  3. Posiadający doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  4. Dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  5. Nie są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  6. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  7. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
  8. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  9. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.

VI. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:

  1. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
  2. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi do Wykonawcy z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
  3. Odrzucenie oferty:

Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:

  1. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego.
  2. Badanie oferty:

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.

VII. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

Część I – usługa cateringowa:

1/ Cena – 80% (80 pkt.)

2/ Klauzule społeczne – 20% (20 pkt) – weryfikowane na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

Część II – serwis kawowy:

1/ Cena – 80% (80 pkt.)

2/ Klauzule społeczne – 20% (20 pkt) – weryfikowane na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

Ad. 1. Cena

Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 80 pkt.

C oferty badanej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

Ad. 2 . Klauzule społeczne

Kryterium „Klauzule społeczne” przyznane będą punkty w następujący sposób:

–  oferta, które spełnia kryterium otrzyma 20 pkt.

–  oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma 0  pkt.

Ocena w zakresie kryterium „klauzule społeczne” dokonana zostanie na podstawie deklaracji Wykonawcy złożonej w ramach wypełnionego załącznika nr 4.

Deklaracja obejmuje oświadczenie, że do realizacji zamówienia i na czas jego trwania (zgodnie z zawartą umową) Wykonawca zapewni, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba bezrobotna (w wymiarze min. ½ etatu) w rozumieniu ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2016.645 tekst jednolity). Zamawiający określa, że wskazana wyżej osoba (skierowana przez właściwy urząd pracy) powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty podpisania umowy na realizację zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres jej trwania. W celu weryfikacji spełnienia klauzuli społecznej zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia kopii skierowania osoby bezrobotnej przez urząd pracy oraz umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków potwierdzoną za zgodność z oryginałem w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy.

W przypadku rozwiązania umowy, wykonawca będzie obowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby bezrobotnej w terminie do 14 dni od ustania umowy z poprzednia osobą. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań dotyczących zatrudniania ww. osób. Na żądanie zamawiającego wykonawca obowiązany będzie niezwłocznie udokumentować fakt zatrudniania ww. osób.

W przypadku niezatrudniania w sposób nieprzerwany przy realizacji zamówienia wymaganej przez zamawiającego liczby osób bezrobotnych wykonawca będzie zobowiązany do zapłacenia zamawiającemu kary umownej w wysokości iloczynu 50% kwoty najniższego miesięcznego wynagrodzenia, wraz z należnymi składkami na ubezpieczenie społeczne, oraz liczby miesięcy w okresie realizacji zamówienia, chyba że wykonawca wykaże, że przedstawił zgłoszenie ofert pracy urzędowi pracy albo odpowiedniemu organowi zajmującemu się realizacją zadań z zakresu rynku pracy w państwie, w którym ten wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, a niezatrudnienie osób bezrobotnych nastąpiło z przyczyn nieleżących po jego stronie. Za przyczynę nieleżącą po stronie wykonawcy będzie w szczególności uznany brak osób bezrobotnych zdolnych do wykonania zamówienia na obszarze, w którym jest realizowane zamówienie, i w okresie jego realizacji.

Zamawiający dla każdej z części wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę. 

VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

  1. a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
  2. b) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący
    Załącznik nr 3,
  3. c) Oświadczenie Dostawcy/Wykonawcy o spełnieniu klauzul społecznych Załącznik nr 4,
  4. d) Przykładowe menu wraz z gramaturą.

IX. Forma, miejsce i termin składania ofert:

Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 9 marca 2018 r. do godziny 10.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia  Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr  FRL/3/CAT/OWES/2018”.

W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.

 X. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.

 XI. Osoby do kontaktów:

Marian Gil – Animator

tel.: 84 627 11 81 lub  84 627 11 91

e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl [3]

Edyta Gajewska – Doradca przedsiębiorczości społecznej

tel.: 82 563 24 29

e-mail: chelm@fundacja.lublin.pl [4]

 XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty

  1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
  2. Po wyborze najkorzystniejszej oferty na poszczególne części Zamawiający wezwie niezwłocznie wybranych Oferentów do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie  zawrze umowy, Zamawiający uzna, iż odmówił on podpisania umowy i wówczas może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
  3. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z Wykonawcami.
  4. Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
  5. W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.
  6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Poczty Polskiej lub przesyłki kurierskiej lub telefonicznie.

XIII. Warunki zmiany umowy:

  1. Zamawiający zastrzega  sobie  prawo  unieważnienia  zapytania  ofertowego  na  każdym  etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający unieważnieni postępowanie, jeżeli w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
  2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z Wykonawcą w następstwie niniejszego postępowania, w przypadku wystąpienia stosownych przesłanek wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
  3. Zamawiający informuje, iż w umowie będą zapisy:
  1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy z powodu:
  1. Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy.
  2. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

XIV. Wykaz załączników:

  1. Formularz oferty Wykonawcy – Załącznik nr 1 [5]
  2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 2 [6]
  3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – Załącznik nr 3 [7]
  4. Oświadczenie o spełnieniu klauzul społecznych – Załącznik nr 4 [8]
  5. Przykładowe menu wraz z gramaturą dań.
  6. Zapytanie ofertowe_FRL_3_CAT_OWES_2018 [9]