05 lut 2020
FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl
REGON 430353642; NIP 712-01-66-505; KRS 0000027855
Lublin, dnia 5 lutego 2020 roku
Znak sprawy: FRL/4/SKB/OWES/2020
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wybór wykonawcy usługi polegającej na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia, serwisu kawowego oraz wynajmu sali podczas 2-dniowych spotkań kooperacyjnych i branżowych dla 13 osób na terenie powiatu tomaszowskiego.
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy usługi polegającej na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia, serwisu kawowego oraz wynajmu sali podczas 2-dniowych spotkań kooperacyjnych i branżowych dla 13 osób na terenie powiatu tomaszowskiego, w ramach w projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, zgodnie z poniższymi założeniami:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegu ze śniadaniem dla 13 uczestników spotkania, zgodnie z wymaganiami:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia (2 obiady i kolacja) dla 13 uczestników spotkania, zgodnie z wymaganiami:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia serwisu kawowego dla 13 osób w ciągu 2 dni spotkania, zgodnie z wymaganiami:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali na spotkanie w wymiarze 16 godzin (2 dni x 8 godzin) dla śr. 12-osobowej grupy + animator, podczas każdego dnia spotkania, zgodnie z wymaganiami:
Wynajmowana sala oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania spotkania uczestnikom projektu, w tym osobom niepełnosprawnym, jeśli w zajęciach będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.
Dodatkowe informacje:
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Miejsce realizacji zamówienia:
Spotkanie przeprowadzone będzie na terenie powiatu tomaszowskiego.
III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)
55100000-1 Usługi hotelarskie
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
70220000-9 Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Planowany termin realizacji spotkania: luty-marzec 2020 r.
Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego (zmiany harmonogramu mogą być dokonywane wyłącznie przez Zamawiającego).
Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu spotkania oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:
Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.
VII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena (C)” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta liczona według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 70 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „Standard obiektu (S)” przyznane będą punkty w następujący sposób:
Ocena w zakresie kryterium „Standard obiektu” dokonana zostanie na podstawie deklaracji złożonej przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego
Ad. 3 . W kryterium „Klauzule społeczne (K)” przyznane będą punkty w następujący sposób:
– oferta, które spełnia kryterium otrzyma 10 pkt.
– oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma 0 pkt.
Ocena w zakresie kryterium „klauzule społeczne” dokonana zostanie na podstawie deklaracji złożonej przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego.
Deklaracja obejmuje oświadczenie, że do realizacji zamówienia i na czas jego trwania (zgodnie z zawartą umową) Wykonawca zapewni, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba bezrobotna (w wymiarze min. ½ etatu) w rozumieniu ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2016.645 tekst jednolity). Zamawiający określa, że wskazana wyżej osoba (skierowana przez właściwy urząd pracy) powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty podpisania umowy na realizację zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres jej trwania.
W celu weryfikacji spełnienia klauzuli społecznej zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia kopii skierowania osoby bezrobotnej przez urząd pracy oraz umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków potwierdzoną za zgodność z oryginałem w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy.
Ocena końcowa (O) stanowić będzie sumę punktów przyznanych ofercie w poszczególnych kryteriach, zgodnie z wzorem:
O = C+S+K
Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 13 lutego 2020 r.
do godziny 12.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/4/SKB/OWES/2020”.
W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.
Marian Gil – Animator
tel.: 84 627 11 81 lub 84 627 11 91
e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl
Edyta Gajewska – Doradca Przedsiębiorczości Społecznej
tel.: 82 563 24 29
e-mail: e.gajewska@fundacja.lublin.pl
XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
XIII. Warunki zmiany umowy:
XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego