FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
Droga Męczenników Majdanka 181
20-325 Lublin
tel.: 81 710 19 00, fax: 81 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl [2]
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
- Dz. FRL/1593/15 Lublin, dnia 11 września 2015 roku
Znak sprawy: KK/2015/COACH-NW
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert w celu wyłonienia wykonawcy
na organizację usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników 12- dniowego szkolenia.
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny realizująca projekt „KOMPETENTNA KADRA – szkolenia i doradztwo dla Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwa dla przedsiębiorstw, zaprasza
do przedstawienia oferty na organizację usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników 12-dniowego szkolenia.
I Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności,
na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane
w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej
z umowy o dofinansowanie projektu, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.
II Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników „Szkolenie International Coaching Certification I stopnia”.
Zakres usługi obejmuje:
- zapewnienie miejsc noclegowych w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych w hotelach o standardzie minimum***,
- zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia (śniadanie, obiad, kolacja oraz zapewnienie przerw kawowych w trakcie szkolenia),
- zapewnienie 1 sali szkoleniowej dla średnio 12 osób z możliwością pracy warsztatowej dostępnej w terminach realizacji szkolenia (bez ograniczeń czasowych).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
USŁUGA NOCLEGOWA
Wykonawca winien zapewnić noclegi dla następującej ilości osób w terminach:
- 5-9.10.2015 – 10 uczestników,
- 2-6.11.2015 – 10 uczestników,
- 23-24.11.2015 – 10 uczestników,
w ośrodku, w którym jednocześnie udostępniona będzie sala szkoleniowa.
Kryteria jakie powinny spełniać dostarczone noclegi:
- pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będzie szkolenie;
- zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami lub pokojach jednoosobowych z łazienkami,
Zakwaterowanie w pokojach 1 lub 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w tym co najmniej 2 pokoje jednoosobowe. Powierzchnia pokoi powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla pokoi 1,2,3 osobowych w hotelach trzy gwiazdkowych.
Minimalne wyposażenie pokoi (1, 2 – osobowych):
- łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło, lustro.
- wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki wyposażone min. w: wannę z baterią
i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC, zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej.
Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. W przypadku niemożliwości podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane.
Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników szkolenia przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju.
ZAPEWNIENIE SALI SZKOLENIOWEJ WRAZ Z WYPOSAŻENIEM dostępnej w terminach realizacji szkolenia (bez ograniczeń czasowych):
- 10.2015 r. – 8 godz. (10.00 – 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 – 21.00
- 4-8.10.2015 r. – godz. 8 godz. (09.00 – 17.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.00 – 21.00
- 10.2015 r. – 8 godz. (08.30 – 16.30)
- 11.2015 r. – 8 godz. (10.00 – 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 – 21.00
- 3-5.11.2015 – godz. (09.00 – 17.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.00 – 21.00
- 11.2015 r. – godz. 8 godz. (08.30 – 16.30)
- 11.2015 r. – 8 godz. (10.00 – 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 – 21.00
- 11.2015 r. – 8 godz. (08.30 – 16.30).
Wykonawca zobligowany jest zapewnić w podanych wyżej terminach sali wyposażonej w:
- ekran do prezentacji multimedialnych,
- projektor multimedialny,
- tablicę typu flip – chart z papierem,
- dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie komputerów i projektora multimedialnego,
- stoły, krzesła dla 12 osób,
- inne akcesoria niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, np. przedłużacz, pilot, itp.
- temperatura na sali wynosić będzie min. 18° C maks. 24° C,
- bezpłatny dostęp do Internetu dla uczestników szkolenia.
- sala winna być wyposażona w oświetlenie umożliwiające pracę szkoleniową.
Ponadto, sala nie może być usytuowana w piwnicy lub suterenie. Toaleta powinna znajdować się na tym samym piętrze co sala szkoleniowa.
ZAPEWNIENIE WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA W MIEJSCU REALIZACJI SZKOLENIA OBEJMUJĄCE:
- 90 śniadań,
- 120 obiadów,
- 90 kolacji,
- 240 przerw kawowych
5.10.2015 r. – obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe,
6-8.10.2015 r. – śniadanie, obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe,
9.10.2015 r. – śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe,
2.11.2015 r. – obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe,
3-5.11.2015 r. – śniadanie, obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe,
6.11.2015 r. – śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe,
23.11.2015 r. – obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe,
24.11.2015 r. – śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe.
Śniadania, obiady i kolacje powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa. Wykonawca zapewni wydanie posiłków jednocześnie dla wszystkich uczestników szkolenia i zapewni obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Wykonawca zapewni możliwość zamówienia posiłków wegetariańskich lub innych ze względu na szczególne wymagania żywieniowe.
Śniadania winny składać się min. z pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 3 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 2 dań na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek.
Obiady winny składać się min. z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 2 rodzaje)
Kolacja winna składać się min. z wędliny co najmniej 3 rodzaje, jaj, ryby, deski serów, przystawki – 2 rodzaje: sałatki – 2 rodzaje, świeże warzywa – 2 rodzaje, pieczywa (białe, razowe, ciemne), masła oraz napoi (kawa, herbata, cytryna, mleczko, cukier).
Przerwy kawowe, winny składać się z:
- kawy z ekspresu,
- świeżo parzonej herbaty (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach np. owocowa, zielona, czarna),
- śmietanki lub mleczka do kawy,
- wody mineralnej gazowanej i niegazowanej,
- soków owocowych m.in.: pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka,
- dodatków: cukru białego i brązowego, cytryny podanej w plasterkach,
- ciasta (minimum po 2 rodzaje) i ciasteczek kruchych (minimum po 2 rodzaje),
Serwis kawowy dostępny w trakcie szkolenia i sukcesywnie uzupełniany.
Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia.
Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia.
Posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej. Posiłki podczas szkolenia powinny być podawane przy stole, z miejscami siedzącymi jednocześnie dla wszystkich uczestników szkolenia na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Menu obiadów i kolacji winny być różne w każdym dniu szkolenia.
III Termin wykonania zamówienia:
Przewidziany okres realizacji szkolenia: październik-listopad 2015 roku.
Szkolenie odbędzie się zgodnie z modelem czasowym:
I część kursu – 5 dni (5-9.10.2015 r.),
II część kursu – 5 dni (2-6.11.2015 r.),
III część kursu – 2 dni (23-24.11.2015 r.)
Preferowana lokalizacja miejsca realizacji szkolenia: odległość do 100 km od Lublina.
IV Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: 55120000-7 Usługi hotelarskie
w zakresie spotkań i konferencji.
V Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
- Posiadają uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego).
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
- Nie została otwarta w stosunku do nich likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, a także nie zalegają z opłacaniem podatków, ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne
(z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu) -Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. - Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, prokurenta lub pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań (Załącznik nr 3
do Zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia. Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do oceny.
VI Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu
o następujące kryterium/kryteria:
Cena – 100 % (100 pkt)
Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 100
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
VII Opis sposobu przygotowania oferty:
W odpowiedzi na zamówienie:
- Jeden wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
- Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego.
- Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
- Do oferty należy dołączyć proponowane menu.
- Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
- Kserokopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone datą
i podpisane przez wykonawcę. - Oferta oraz załączniki muszą być czytelne i złożone w języku polskim.
- Wszelkie zmiany w tekście oferty lub załączników (przekreślenia, poprawki dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
- Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
- Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
- Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
- Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.
VIII Forma, miejsce i termin składania ofert:
Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając:
- Znak sprawy: KK/2015/COACH-NW
- dane prowadzącego postępowanie (Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Droga Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin),
- tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie: „KOMPETENTA KADRA – szkolenia i doradztwo dla Fundacji Rozowju Lubelszczyzny”,
- dane składającego ofertę (nazwa firmy, adres)
a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 28.09.2015 r.”
Koperty, które nie zostaną oznaczone zgodnie z powyższym opisem, nie będą podlegały ocenie.
Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Droga Męczenników Majdanka 181,
20-325 Lublin (Sekretariat).
Termin złożenia oferty do dnia: 28.09.2015 r. do godz. 16.00.
Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie internetowej Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny www.fundacja.lublin.pl [3] w zakładce „Zapytania ofertowe”.
IX Unieważnienie postępowania:
Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:
- Wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad,
- W toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.
- W postępowaniu doszło do naruszenia zadań określonych w Regulaminie.
X Osoby do kontaktów:
Magdalena Dąbek – Asystent koordynatora
tel: + 48 81 710 19 00, e-mail: m.dabek@fundacja.lublin.pl [4]
Dorota Grabowska – Koordynator projektu
tel: + 48 81 710 19 00, e-mail: d.grabowska@fundacja.lublin.pl [5]
Wykaz załączników:
- Załącznik nr 1 Formularz oferty_COACHING_N-W [6]
- Załącznik nr 2 Oswiadczenie o braku powiązań_COACHING [7]
- Załącznik nr 3 Oswiadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu_COACHING [8]
- Inne wymagane dokumenty, o których mowa w pkt. V.