FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
Droga Męczenników Majdanka 181
20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl [1]; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl [2]
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
L.dz.FRL/527/17 Lublin, dnia 12 maja 2017 roku
Znak sprawy: FRL/4/2017/SDM
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza osoby fizyczne do składania ofert na osobiste przeprowadzenie w ramach personelu projektu[1] [3] I szkolenia „Obsługa sekretariatu” w Chełmie.
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, realizująca projekt „Szansa dla młodych” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa I, Osoby młode na rynku pracy, Działanie 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy, Poddziałanie 1.2.1 Wsparcie udzielane z Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na osobiste przeprowadzenie w ramach personelu projektu szkolenia „Obsługa sekretariatu” w Chełmie.
Wykonawca podaje cenę brutto za jedną godzinę realizacji usługi.
- Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykładowcy w celu opracowania materiałów i przeprowadzenie szkolenia „Obsługa sekretariatu” dla 12 uczestników 1 grupy szkoleniowej w wymiarze 70 godzin.
Kurs „Obsługa sekretariatu” powinien obejmować następujący zakres tematyczny:
Zajęcia teoretyczne (min. 60h)
- Zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu
- Nowoczesna komunikacja biurowa
- Kształtowanie osobistego wizerunku
- Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów
- Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych
- Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie
- Organizacja spotkań
- Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży
- Kultura dnia codziennego
- Komunikacja w biznesie
- Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów
- Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u
Zajęcia praktyczne (min. 10h)
1.Obsługa urządzeń biurowych
Jedna godzina szkolenia wynosi 45 minut. Przerwy nie są wliczone w czas godzin szkoleniowych.
Łączny czas trwania szkolenia wynosi 9 dni (9 dni x średnio 8 h/dziennie).
Szkolenie realizowane będzie w godzinach 8.00-16.00 (w terminach uzgodnionych uprzednio z uczestnikami projektu), po średnio 8 godziny zajęć szkoleniowych dziennie (1 godzina zajęć = 45 minut). Do czasu szkolenia należy doliczyć 2 przerwy kawowe i 1 przerwę obiadową.
Planowany termin realizacji szkolenia: maj/październik 2017 r. wg uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramu.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji usługi szkoleniowej w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników do projektu.
Wymagania dotyczące realizacji usługi:
- Wykonawca opracuje szczegółowy konspekt zajęć.
- Wykonawca opracuje i przeprowadzi egzamin sprawdzający uzyskaną wiedzę uczestników szkolenia.
- Wykonawca powinien prowadzić usługi w sposób uzgodniony z Zamawiającym tj. według uzgodnionego harmonogramu.
- Wykonawca powinien prowadzić dostarczoną przez Zamawiającego dokumentację usług szkoleniowych (m.in. dziennik zajęć, listę obecności)
- Wykonawca powinien prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach projektu. Łączne zaangażowanie zawodowe w realizację wszystkich projektów finansowych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowych z innych źródeł, w tym środków własnych i innych podmiotów nie przekracza 276 godzin miesięcznie.
- Wykonawca ponosi koszty związane z realizacją usługi (dojazd, nocleg, wyżywienie itp.).
- Wykonawca musi posiadać możliwość realizacji szkolenia w województwie lubelskim.
- Wykonawca powinien wykazywać się innowacyjnością, kreatywnością i umiejętnością pracy z grupą, a także wysoką kulturą osobistą i doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość naliczania kar umownych za odstąpienie od realizacji umowy oraz za realizację usługi niezgodnie z postanowieniami umowy.
III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:
80500000-9 Usługi szkoleniowe
- Termin wykonania zamówienia:
Zajęcia rozpoczną się w maju/czerwcu 2017 r. i zakończą maksymalnie do końca października 2017 roku. Szczegółowy harmonogram szkolenia zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania i zakończeniu procesu rekrutacji uczestników projektu.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji szkolenia w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników do projektu.
- Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:
- Posiadają wykształcenie min. średnie (ocena na podstawie kserokopii dyplomu/świadectwa).
- Posiadają minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia lub minimum 200 godzin przeprowadzonych szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
- Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zadań określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 4).
- Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 5).
- Informacje o wykluczeniu:
- Z zamówienia wykluczone są osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji Programu Operacyjnego na podstawie stosunku pracy chyba, że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie.
- Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
VII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej
w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
- Cena za 1 godzinę brutto w zł – 60% (60 pkt.)
- Doświadczenie – 30% (30 pkt.)
- Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje – 10% (10 pkt.)
- Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena za 1 godzinę brutto w zł” otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 60
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
- W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty za liczbę godzin przeprowadzonych zajęć w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia, w ciągu ostatnich 3 lat. Punkty liczone będą wg wzoru, zgodnie z danymi przedstawionymi w załączniku nr 2.
Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów potwierdzających przeprowadzenie zajęć wymienionych w Załączniku Nr 2 (kopii referencji lub umów, potwierdzonych za zgodność z oryginałem).
Liczba godzin oferty ocenianej
Doświadczenie = ————————————————————– x 30
(liczba godzin) Największa liczba godzin wśród nadesłanych ofert
- „Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje”, tj. dodatkowe kwalifikacje w zakresie przeprowadzania szkoleń, także studia podyplomowe. Zamawiający będzie przyznawał punkty za kursy /szkolenia /studia podyplomowe i ich zgodność z przedmiotem zamówienia, w oparciu o dane zawarte w Załączniku nr 3.
Wymagane jest dostarczenie kopii uzyskanych dyplomów/zaświadczeń potwierdzonych za
zgodność z oryginałem.
Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów
w oparciu o ustalone wyżej kryteria.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy P.Z.P., w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
- Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
- Do oferty należy dołączyć:
- wykaz-opis doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat stanowiący Załącznik nr 2,
- życiorys zawodowy z opisem doświadczenia w prowadzeniu podobnych zajęć (max. 5 kartek, wydruk dwustronny) w 2 jednobrzmiących egzemplarzach stanowiący Załącznik nr 3,
- oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 4,
- oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 5,
- kopie dokumentów poświadczających posiadane wykształcenie i doświadczenie, potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone datą oraz ewentualnie rekomendacje i referencje.
- Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
- Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
- Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
- Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
- Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert
- Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.
- Forma, miejsce i termin składania ofert:
Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 23 maja 2017 r. do
godziny 16.00 w formie pisemnej w siedzibie Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul Droga
Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin (Sekretariat) w zamkniętej kopercie z dopiskiem:
„Zapytanie ofertowe FRL/4/2017/SDM”.
W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin
złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do sekretariatu Zamawiającego na
w/w adres.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego
oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za
przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Termin złożenia oferty do dnia: 23 maja 2017 r. do godz. 16.00 decyduje data i godzina wpływu
do Fundacji. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
- Unieważnienie postępowania:
Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:
- w postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad,
- w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy,
- w postępowaniu doszło do naruszenia zasad określonych w Regulaminie.
- Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów:
- Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się w formie pisemnej oraz pocztą elektroniczną.
- Wszelki informacje dotyczące podjętych przez Zamawiającego czynności będą przekazywane wykonawcom za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Zamawiający wymaga, w każdym przypadku, potwierdzenia przez Wykonawcę otrzymania wiadomości. W przypadku braku takiego potwierdzenia przez Wykonawcę, pomimo wezwania przez Zamawiającego, domniemywa się, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na ostatni znany e-mail (podany przez Wykonawcę w złożonej ofercie), zostało doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z pismem.
- Wykonawca powinien sprawdzać stronę internetową fundacja.lublin.pl [4] – zakładka „Zapytania ofertowe”, ponieważ będą tam publikowane informacje związane z niniejszym postępowaniem.
XII. Osoby do kontaktów:
Andrzej Góreczny – Kierownik projektu
Tel.: 516 283 460, e-mail: a.goreczny@fundacja.lublin.pl [5]
Sylwia Parafiniuk – Specjalista ds. organizacyjnych
Tel.: 84 627 18 32, e-mail: s.parafiniuk@fundacja.lublin.pl [6]
XIII. Wykaz załączników (wersje elektroniczne do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl [4], w zakładce: Zapytania ofertowe [7]):
- Formularz oferty Wykonawcy [8]
- Wykaz-opis doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat [9]
- Życiorys zawodowy zawierający doświadczenia zgodne z opisem przedmiotu zamówienia w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. [10]
- Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. [11]
- Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym. [12]
- Kopie dokumentów (umów, referencji, potwierdzonych za zgodność z oryginałem) potwierdzających przeprowadzenie wymienionych zajęć wymienionych w Załączniku Nr 2.
- Kopie uzyskanych dyplomów/zaświadczeń, poświadczające posiadane wykształcenie/ uprawnienia (potwierdzone za zgodność z orygina
[1] [13] W rozumieniu „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”